KAMU KURUMLARINDA ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARINDA KARŞILAŞILANPROBLEMLER: TEKNİK ŞARTNAMELERİN İNCELENMESİ

Authors : Ceyhan GÜLER

Pages : 1-21

View : 14 | Download : 10

Publication Date : 2019-01-05

Article Type : Research Paper

Abstract :Teknik şartnameler, elektronik belge yönetim sistemlerinin işleyiş ve kullanım ölçütlerinin tam teşekküllü olarak bir projeye yansıtılmasında önemli bir yere sahiptir. Bu yönüyle teknik şartnameler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi insert ignore into journalissuearticles values(EBYS);’ne yönelik projelerde etkinliği ve projenin sürdürülebilirliğini sağlayan temel unsur olarak görülebilir. Bu çalışmada; EBYS ile ilgili hazırlanan ihale teknik şartnamelerinin Türk Standartları insert ignore into journalissuearticles values(TS); 13298:2009 [1] Elektronik Belge Yönetimi’ne uygunluğunun değerlendirilmesi ve projelerin hayata geçirilmesinde önemli bir unsur olan şartnamelere ilişkin gözlemlenen ve yaşanan sorunların tanımlanması amaçlanmıştır. İnceleme ve karşılaştırmanın yapıldığı bu makalede içerik analizi kullanılmıştır. Çalışmada, Kamu İhale Kurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu insert ignore into journalissuearticles values(EKAP); üzerinden erişim sağlanan insert ignore into journalissuearticles values(2013); 12 kamu kurumunun EBYS uygulama projelerine ait teknik şartnameleri incelenmiştir. Bu teknik şartnamelerin TS 13298 standardında açıklanan dosya tasnif planları, elektronik belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarım ve yönetimi, doküman yönetimi elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk gibi temel başlıklara [2] ve alt kriterlerine uygunluğu incelenmiştir. Bu araştırma sonucunda, teknik şartnamesi incelenen 12 kamu kurumunun TS 13298:2009’deki temel başlıklara ve alt kriterlerine uygunluk yüzdesi %54,4 olarak ölçülmüştür. Bu sonuç kamu kurumlarının e-devlete geçiş sürecinde çok önemli bir başarı sağlayamadığını göstermektedir. Teknik şartnamesine ulaşılan ancak TS 13298’e uyumlu olmayan çok sayıda kurum insert ignore into journalissuearticles values(11); ortalamaya dâhil edilmemiştir. Ortalamaya katılmayan kurumların ortalamaya dahil edilebilmesi halinde, söz konusu oranın çok daha düşük olacağı aşikârdır. Ayrıca, çalışmada teknik şartnamelerde karşılaşılan problemler tanımlanmaya çalışılmıştır. Anahtar Kelimeler: Türkiye, kamu kurum ve kuruluşları, elektronik belge yönetim sistemi, teknik şartnameler. Abstract The technical specifications have important place in to fully reflect the functioning and usage criteria of electronic records management systems in a project. In this respect, the technical specifications can be seen as a key element in ensuring the effectiveness and sustainability of the project for the Electronic Records Management System insert ignore into journalissuearticles values(ERMS);. In this study; aimed to the technical specifications of the tender prepared regarding the ERMS is evaluated according to Turkish Standards insert ignore into journalissuearticles values(TS); 13298: 2009 Electronic Records Management compliance. It is also aimed to identify observed and encountered the problems of regarding the specifications, which is an important element in the realization of the projects. Content analysis is used in this article in which review and comparison is made. In this study, the technical specifications were examined of the 12 public institutions insert ignore into journalissuearticles values(2013); that were accessed via the Electronic Public Procurement Platform insert ignore into journalissuearticles values(EKAP); of the Public Procurement Authority. These technical specifications` compatibility has been researched to these basic headings and sub-criterias which mentioned in TS 13298: file classification plans, capture of electronic records, ERMS usage features, access control and security, design and management of system, document management and compliance with the non-electronical systems. As the result of this study, the compatibility percentage of examined 12 public institutions according to technical specifications to basic headings and sub-criterias mentioned in ERMS Standard have been measured at the level of %54,4. This result has been show the public institutions that implement ERMS applications could not achieve very important success during the transition process to e-Government. A large number of institutions insert ignore into journalissuearticles values(11); whose technical specifications have been achieved but not compatible with TS 13298 have not been included in the average. If these were included, it would obviously be much lower. In addition, the problems encountered in the technical specifications were tried to be defined. Keywords: Turkey, public institutions and organizations, electronic records management system, technical specifications. [1]        Türk Standardları Enstitüsünün Bilişim İhtisas Kurulu’na bağlı TK01 Bilişim Teknolojileri Teknik Komitesi’nce TS 13298: 2009’un revizyonu olarak TS 13298: 2015 elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi hazırlanmış ve TSE Teknik Kurulu’nun 23 Ekim 2015 tarihli toplantısında kabul edilerek yayımına karar verilmiştir insert ignore into journalissuearticles values(TSE, 2018);. [2]        Güncellenen TS 13298: 2015 bir önceki revizyonuna ilave olarak kurumlar arası belge paylaşımı, kayıtlı elektronik postaların yönetimi, elektronik yazışma paketi ve elektronik arşivlerin yönetimi başta olmak üzere bazı yenilikler getirmektedir. Standardın bu revizyonunda Elektronik Arşivleme Sistemi Referans Modeli insert ignore into journalissuearticles values(ELAS/RM); adı altında yeni bir bölüm de eklenmiştir insert ignore into journalissuearticles values(TSE, 2018);.
Keywords : Türkiye, kamu kurum ve kuruluşları, elektronik belge yönetim sistemi, teknik şartnameler