Process Mining Methodology for Digital Processes under Smart Campus Concept

Authors : Onur DOĞAN, Esra CENGİZ TIRPAN

Pages : 1006-1018

Doi:10.35193/bseufbd.1162284

View : 18 | Download : 10

Publication Date : 2022-12-31

Article Type : Research Paper

Abstract :Dijital dönüşüm, birçok endüstriyi etkilediği gibi üniversiteleri de etkilemektedir. Üniversiteler, sahip olduğu bilgiyi yönetmek için, çeşitli dijital kaynaklardan ve sistemlerden giderek daha fazla faydalanmaktadır. Akıllı kampus ise, bu kaynakları ve sistemleri entegre ederek, bilinçli karar verme sürecine destek olur. Süreç madenciliği, süreçlerin daha şeffaf incelenmesine olanak tanıyarak, dijital dönüşüm için gerçek öngörüler sunar. Bu çalışma, akıllı üniversite ile ilgili önerilen proje uygulama süreçlerini, süreç madenciliği metodolojisi ile incelemeyi amaçlamaktadır. Bu amaç doğrultusunda, Deming\`in sürekli iyileştirme döngüsünden uyarlanan önerilen metodoloji ile İzmir Bakırçay Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü insert ignore into journalissuearticles values(BAPK);’ye sunulan ve tamamlanmış 32 proje incelenmiştir. Veriler proje otomasyon sisteminde yer alan iki farklı sayfadan alınmıştır. Araştırma bulgularına göre; Projeler, Rehberli Proje insert ignore into journalissuearticles values(GDM, 5 proje);, Lisansüstü Tez Projeleri insert ignore into journalissuearticles values(TEZ, 5 proje); ve Kariyer Başlangıç Destek Projeleri insert ignore into journalissuearticles values(KBP, 22 proje); olmak üzere üç kategoride gruplandırılmıştır. 32 projenin başvurusunun oluşturulmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süreye bakıldığında çevrim süresinin aritmetik ortalamasının 15,1 hafta, medyan ortalamasının ise 52,5 gün olduğu görülmektedir. Aritmetik ve medyan ortalama arasındaki dikkate değer fark, çok az projenin uzun süreli olmasından kaynaklanmaktadır. Prosedürel düzeltmeler proje değerlendirmesinin döngü süresini fazladan 14 gün etkilemektedir. Başvuru sahiplerinin dikkatsizliği veya bilgi eksikliği, sürecin döngü süresini 15 günden 53 güne kadar uzatmaktadır. Süreçteki gereksiz bekleme süresinin toplam süresi 17 gündür. Bu çalışma öncelikle, dijital olmayan süreçlerin mümkün olan en kısa sürede dijitalleştirilmesi gerektiğini önermektedir. Başvuruların %40,6\`sı insert ignore into journalissuearticles values(13 proje); doğrudan proje inceleme aşamasına geçerken, 19\`u insert ignore into journalissuearticles values(%59,4); prosedürel düzeltmeye ihtiyaç duymuştur.
Keywords : Süreç Madenciliği, Akıllı Kampüs, Dijital Dönüşüm, Süreç Yönetimi